Stellenausschreibung: Organisationsassistent*in am Institut für Orientalistik ab 01.09.2024

27.06.2024

An der Universität Wien ist ab 01.09.2024 die Position eines*einer Organisationsassistent*in am Institut für Orientalistik zu besetzen.

Dauer der Befristung: 1 Jahr; es besteht die Option auf ein unbefristetes Dienstverhältnis.

Beschäftigungsausmaß: 28 Stunden/Woche

Am Institut für Orientalistik sind derzeit ungefähr 45 Mitarbeiter*innen beschäftigt. Etwa 500 Studierende sind in den BA-, MA- und Doktoratsstudiengängen des Instituts inskribiert.

Als Organisationsassistent*in unterstützen Sie das zentrale Administrationsteam am Institut für Orientalistik und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch.

Das machen Sie konkret:

  • Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets.
  • Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
  • Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
  • Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
  • Sie kümmern sich um die Homepage.


Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

  • Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext).
  • Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung.
  • Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point).
  • Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level).
  • Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media.
  • Erfahrung mit SAP ist von Vorteil.


Ihr besonderer Arbeitsstil:
Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.


Erwartet werden zudem:

  • Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit (Deutsch und Englisch)
  • Hohe Service- und Kund*innenorientierung
  • Organisationsfähigkeit
  • Selbständigkeit
  • Teamfähigkeit
  • Flexibilität
  • Belastbarkeit
  • Bereitschaft zur Weiterbildung


Weitere Infos zu dieser Stelle und zur Bewerbung finden Sie hier.