Am Institut für Orientalistik sind derzeit ungefähr 45 Mitarbeiter*innen beschäftigt. Etwa 500 Studierende sind in den BA-, MA- und Doktoratsstudiengängen des Instituts inskribiert.
Als Organisationsassistent*in unterstützen Sie das zentrale Administrationsteam am Institut für Orientalistik und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch.
Das machen Sie konkret:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie kümmern sich um die Homepage.
Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:
- Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext).
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung.
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point).
- Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level).
- Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media.
- Erfahrung mit SAP ist von Vorteil.
Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.
Erwartet werden zudem:
- Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit (Deutsch und Englisch)
- Hohe Service- und Kund*innenorientierung
- Organisationsfähigkeit
- Selbständigkeit
- Teamfähigkeit
- Flexibilität
- Belastbarkeit
- Bereitschaft zur Weiterbildung
Weitere Infos zu dieser Stelle und zur Bewerbung finden Sie hier.